|
Wprowadzenie
Fazy CBA
Iteracje CBA
Określenie / Zdefiniowanie celów
Dokumentowanie aktualnych procesów
Szacowanie przyszłych wymagań
Zbieranie danych dotyczących kosztów
Określenie alternatyw
Ocena kosztów
Ocena zysków
Dyskontowanie zysków i kosztów
Ocena alternatyw
Analiza wrażliwości
CBA (Cost-Benefit Analysis)
jest to analiza zysków i kosztów. CBA jest wykonywane dla
określonego projektu i musi być dostosowane do jego rozmiaru, złożoności i
kosztu.
Celem CBA jest wsparcie
procesu decyzyjnego poprzez zapewnienie że zasoby
są wykorzystane z punktu widzenia misji organizacji, dla której projekt
jest realizowany. CBA musi wykazać, że co najmniej trzy alternatywy były
rozważane i że wybrana alternatywa jest najbardziej efektywna kosztowo w
kontekście budżetu i uwarunkowań politycznych.
Okres CBA powinien odpowiadać
cyklowi życia systemu. Cykl życia kończy się, gdy system jest wycofywany z
użytku lub zastępowany przez inny system różniący się istotnie w
procesie przetwarzania, możliwościach przetwarzania, wymaganiach względem
zasobów lub produkowanych wyników.
CBA musi dostarczyć co najmniej
trzech alternatyw. Obowiązkową alternatywą zawsze musi być kontynuować
bez zmiany.
Należy uwzględnić ocenę
wszystkich kosztów projektu dla wszystkich alternatyw. Zyski, dla których
nie można wyliczyć wartości finansowej muszą być uwzględnione, podobnie jak
wymierne koszty i zyski.
Jeśli CBA jest wykonywane dla
realizowanych projektów, to nie należy uwzględniać dotychczas poniesionych
kosztów. Wcześniejsze doświadczenia są istotne wyłącznie jako źródło wiedzy
o przyszłych zyskach i kosztach.
CBA jest zawsze konieczne
przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu lub kontynuacji projektu IT.
Problemem jest wyłącznie poziom szczegółowości analizy. Zmniejszone wersje
CBA są odpowiednie dla mniejszych, mniej kosztownych projektów.
CBA jest zasadniczym wejściem
do przeglądu stanu inwestycji, który powinien się odbyć zanim projekt
przejdzie do etapu realizacji (zakupu lub produkcji).
Procesem CBA powinna kierować
jedna osoba. Osoba ta powinna być odpowiedzialna za skompletowanie zespołu,
posiadającego wiedzę w zakresie tworzenia i działania systemów IT,
budżetowania, finansów, statystyki, zaopatrzenia, architektury IT i
analizowanego procesu.
Definicja
problemu
Jasno określ i udokumentuj
problem, jeśli możliwe – z zarządczego punktu widzenia.
Przegląd
dokumentacji aktualnego procesu pracy
Jeśli nie ma takiej
dokumentacji, musi być opracowana. Jeśli nie jest aktualna, musi być
zaktualizowana.
Ocena
proces pracy
Zasadnicze pytania, na które
należy odpowiedzieć, to:
- Czy powinniśmy to robić?
- Czy proces może być ulepszony?
Określenie
nowych wymagań dotyczące przetwarzania
Określenie wymagań dotyczących
przetwarzania (na ogólnym poziomie). Powinny być odniesienia do wymagań
związanych z bezpieczeństwem: integralność danych, niezawodność przetwarzania,
prywatność, poufność.
Określenie
miary wydajności przetwarzania
Określenie wskaźników do
mierzenia i oceny wydajności procesu i technologii informatycznych w
odniesieniu do misji organizacji. Określenie sposobu zbierania i
przechowywania danych.
CBA może być wykonywane kilka
razy w cyklu życia systemu.
Wersja
wstępna
Krótka wersja wykonywana w
celu zaaprobowania metody CBA, aby uzyskać możliwość realizacji pełnej CBA.
Wersja
pełna
Wersja wykonywana przed
rozpoczęciem produkcji systemu.
Wersja
pilota
System powinien być najpierw
wdrażany pilotażowo. Jeśli taka wersja jest dostępna, to CBA powinna być
wykonana dla wersji pilotażowej systemu, żeby sprawdzić, czy sprawdzają się
przyjęte wcześniej założenia. Ta wersja CBA powinna stanowić podstawę do
decyzji czy należy przejść do pełnej implementacji (wdrożenia) systemu.
Wersja
po-wdrożeniowa
Wersja wykonywana
żeby sprawdzić czy przewidziane zyski są osiągane i żeby zadecydować czy
system ma działać zgodnie z wcześniej przyjętymi planami, czy musi być
zmodyfikowany aby mógł osiągnąć korzyści uzasadniające jego implementację.
CBA musi zawierać cele
projektu i inne informacje umożliwiające jego zrozumienie osobom, które nie
są bezpośrednio związane z organizacją i jej procesem pracy. Cele projektu
muszą poprawiać funkcjonowanie organizacji, aby lepiej realizowała swoją
misję. Jeśli informacja ta istnieje, może być zawarta w dokumencie
zewnętrznym względem CBA.
Jeśli zarząd firmy zdefiniował
problem na ogólnym poziomie, CBA może zająć o wiele więcej czasu
wykorzystując odpowiednie istniejące dokumenty.
Podstawą dla CBA jest aktualny
proces pracy. Zrozumienie aktualnego procesu stanowi podstawę do decyzji
dotyczących nowych alternatyw. Poziom przejrzystości dokumentacji powinien
dostateczny dla zrozumienia procesu przez osoby zewnętrzne.
Zasadnicze obszary
dokumentowania procesów to:
Należy jak najbardziej
szczegółowo opisać wszystkie interakcje z klientem – zewnętrznym i
wewnętrznym. Należy opisać miejsce klienta w jego organizacji i wykonywane
usługi. Należy uwzględnić klientów zewnętrznych i wewnętrznych. Usługi
muszą być opisane maksymalnie dokładnie.
Pojemność systemu są
to zasoby potrzebne do dostarczenia szczytowych (największych) usług
systemu (np. rozmiar pamięci dyskowe, liczba osób w HelpDesku,
liczba jednocześnie pracujących użytkowników).
Architektura systemu
to sprzęt, oprogramowanie, łącza telekomunikacyjne i pomieszczenia
konieczne do działania systemu.
Wyposażenie
(dzierżawione lub zakupione), oprogramowanie (dzierżawione lub zakupione),
dostępne komercyjnie usługi, usługi własne, zaopatrzenie (materiały), koszt
personelu.
Przyszłe wymagania określają
możliwości systemu i jego architekturę i zasadniczo wpływają na zyski i
koszty systemu.
Zasadnicze czynniki:
- Cykl życia systemu,
- Wymagania dotyczące całego cyklu życia („peak life cycle demands”)
Określenie
cyklu życia systemu
Należy określić na ile czasu
planujemy system? Jest to „horyzont kosztu cyklu życia” albo „cykl życia
systemu”. Standardowymi składowymi (fazami) są:
- Studium wykonalności
- Projekt
- Wytworzenie
- Wdrożenie
- Działanie
- Pielęgnacja
Przy określaniu długości cyklu
życia należy uwzględnić prędkość zmian sprzętu i oprogramowania,
prawdopodobieństwo zasadniczych zmian w wymaganiach i szacowany koszt
pielęgnacji. Cykl życia dużych systemów powinien mieć co najmniej 5 lat.
CBA powinno być wykonywane dla okresu nie dłuższego niż 10 – 12 lat.
Wymagania
dotyczące całego cyklu życia
Pierwszym krokiem do
określenia wymagań na cały cykl życia jest określenie miar dla tych
wymagań. Najprostszy sposób postępowania:
·
określić miarę,
·
określić roczne
zmiany dotyczące miary w przeszłości,
·
uśrednić wartość
zmiany
·
wykorzystać
uśrednioną wartość do przewidzenia zmian w przyszłości.
Przeszłe zmiany nie zawsze
dobrze określają zmiany w przyszłości. Należy robić wywiady z
użytkownikami, konsultować się z ekspertami, stosować bardziej subtelne
metody przewidywania (analiza regresji, analiza trendów).
Zasadnicza czynność
przygotowawcza dla przyszłych prac. Wyniki CBA będą tak dobre jak
zebrane dane dotyczące kosztów. Źródła zbierania danych do oceny
kosztów i zysków mogą być:
- Własne doświadczenia organizacji,
- Aktualne koszty systemu,
- Badania rynkowe,
- Publikacje,
- Ocena ekspertów,
- Studia specjalne.
Należy określić co najmniej trzy
alternatywy. Jedną z nich zawsze musi być – „kontynuować bez zmian”.
Niektóre alternatywy mogą być odrzucone ponieważ
są niewykonalne z powodów nie odnoszących się do zysków i kosztów.
Uznanie przez management, że
któraś alternatywa nie będzie uwzględniana nie jest powodem do wyłączenia
jej z CBA. W tym przypadku CBA służy uzasadnieniu podjęcia decyzji. Jeśli
istnieją czynniki powodujące, że alternatywa „kontynuować bez zmian” nie
będzie uwzględniana, należy te czynniki udokumentować i nie jest konieczne
dalsze porównywanie kosztów i zyskow z
rozważanymi alternatywami.
Muszą być uwzględnione
wszystkie koszty pełnego cyklu życia systemu. Muszą być uwzględnione
następujące obszary:
Każda czynność zapewne
wymaga dostaw (materiały eksploatacyjne, inne zasoby).
Koszty powinny być
zidentyfikowane w sposób odnoszący się do procesów budżetowania i
księgowania.
- Koszty pośrednie (narzuty)
- Amortyzacja,
- Koszty roczne.
Identyfikacja i ocena zysków
jest najtrudniejszym zadaniem w CBA. Należy ocenić wszystkie możliwe zyski
dla każdej alternatywy.
Identyfikacja
zysków
Zyski są to usługi, możliwości
i jakość każdego z alternatywnych rozwiązań i mogą być rozpatrywane jako
zwrot z inwestycji. Żeby ocenić zyski, należy najpierw zidentyfikować zyski
dla klienta i organizacji dostarczającej usługi klientowi. Zyski dla klienta
to poprawa aktualnych usług i dostarczanie nowych usług. Przy identyfikacji
zysków dla klienta należy przeprowadzić wywiady z klientem, to on musi
wskazać te zyski. Niektóre możliwe zyski dla organizacji pracującej dla
klienta to zwiększenie produktywności, redukcja personelu i zwiększona
efektywność organizacji.
Po zidentyfikowaniu zysków
należy określić miary wydajności dla każdego zysku. Niektóre ogólne miary
wydajności wdrożenia systemów IT to:
- Poprawa produktu/procesu/usługi,
- Skrócenie cyklu obsługi
- Satysfakcja klienta
- Efektywność kosztu.
Klasyfikacja
zysków
Podział zysków na wymierne i
niewymierne. Wymierne zyski to takie, które można wycenić finansowo.
Niewymierne to takie, do których nie można bezpośrednio wycenić.
Przykładem niewymiernego zysku
jest elastyczność w obsadzie personalnej. Jeśli bez dodatkowego szkolenia
system może mieć kilku operatorów (jest łatwy w obsłudze), to kierownik
łatwiej może zapewnić ciągłość pracy systemu.
Oszacowanie
zysków wymiernych
Proces szacowania zysków jest
podobny do procesu szacowania kosztów. Należy użyć szacowań rynkowych.
Zyski należy przypisać do każdego roku. Te, które nie mogą być przypisane do
konkretnego roku, należy równo rozłożyć pomiędzy poszczególne lata (lub
przyjąć inną strategię). Przy szacowaniu nowych usług można wykorzystać
badania rynkowe: za jaką kwotę firmy mogłyby dostarczyć daną usługę. Łatwo
wyliczalnym zyskiem są zyski związane z redukcją personelu.
Kwantyfikacja
zysków niewymiernych
Skala do oceny zysków:
- Dostarcza maksymalnych zysków (2 punkty)
- Dostarcza pewnych zysków (1 punkt)
- Nie dostarcza zysków (0 punktów)
- Dostarcza pewnych negatywnych zysków (-1 punkt)
- Dostarcza maksymalne negatywne zyski (-2
punkty)
Porównanie przewidywanych
zysków i kosztów z sytuacją aktualną. Należy wykorzystać wzór:
P = F * (1 / (1 + I)n)
Gdzie:
P - wartość aktualna,
F - wartość przyszła,
I - stopa procentowa.
n - liczba lat.
Wartość 1 / (1 + I)n to Współczynnik Dyskonta (WD).
Stosowanie WD jest równoważne włożeniu pieniędzy na konto ze wskazanym
oprocentowaniem. Jeśli za n lat będziemy musieli wydać F pieniędzy, to sumę
tę możemy uzyskać wkładając dzisiaj na konto P = F * (1 / (1 + I)n) pieniędzy. Stosowanie zdyskontowanych
wartości faworyzuje wczesne zyski i późne wydatki. Wszystkie późniejsze
wyliczenia należy wykonywać na zdyskontowanych kosztach i zyskach.
Ocena
wyłącznie wartości finansowych
Jeśli w alternatywie występują
wyłącznie koszty finansowe, to dla każdej alternatywy należy wyliczyć
Współczynnik Zysków do Kosztów (WZK):
WZKj = DBj / DCj
j= 1 ... m
m – liczba alternatyw.
Jeśli istnieje wyraźnie
najlepsza alternatywa, to należy ją wybrać do realizacji. Jeśli więcej niż
jedna alternatywa ma podobną wartość WZK, to dla każdej alternatywy należy
wyliczyć łączną Wartość Zdyskontowaną Netto (WZN):
WZN = SUMA (DBi
– DCi)
i = 1...n
Jeżeli w dalszym ciągu nie
można wskazać zdecydowanie najlepszej alternatywy, to należy wyliczyć
inkrementalne współczynniki zysków w stosunku do kosztów. W tym celu należy
uporządkować wszystkie alternatywy od najtańszej (mającej najniższy koszt)
do najdroższej. Następnie dla każdej alternatywy należy wyliczyć różnicę
pomiędzy jej kosztem i zyskiem a najniższym kosztem i zyskiem. Potem
dzielimy przez siebie przyrost zysku przez przyrost kosztu. Wybieramy
alternatywę, dla której wartość ta jest największa, czyli tę, dla której
„dodatkowe” pieniądze najlepiej się zwracają.
Uzyskany wynik może być
zmodyfikowany przez możliwości finansowe. Na przykład
jeśli najlepsza alternatywa ma największe koszty, mogą nie istnieć zasoby
budżetowe, żeby ponieść te koszty. Wtedy BCA może być podstawą do
wystąpienia o zwiększenie budżetu.
Ocena
wyłącznie korzyści niefinansowych
Można także przeliczyć
wartości finansowe na skalę porównywalną do skali niefinansowych i wtedy
wykonać porównania.
Ocena z różnymi wartościami
(finansowe i niefinansowe)
Jest to najczęściej spotykana sytuacja.
Jeśli obok finansowych występują niefinansowe zyski i nie mają one
kluczowego znaczenia, to mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji,
jeśli kilka alternatyw ma takie same łączne zdyskontowane wartości. Pojęcie
kluczowe znaczenie jest subiektywne i musi być osobno zdefiniowane w
każdej analizie.
Jeśli zyski niefinansowe mają
kluczowe znaczenie, to istnieją dwa możliwe sposoby postępowania:
- Przekształcenie zysków niefinansowych na skalę
finansową
- Przekształcenie zysków finansowych na skalę zysków
niewymiernych.
Ważenie
względnych wartości
Zyski mogą mieć rożne
znaczenie. Jeśli tak jest, to do każdego zysku należy przywiązać
odpowiednią wagę. WZN jest wyliczane na podstawie ważonych współczynników.
Dalej postępujemy tak samo jak w poprzednich przypadkach.
Elastyczność
Analiza wrażliwości sprawdza
wrażliwość modelu na parametry wejściowe i poprawność uzyskanych w BCA
wyników. Ciała zamawiające będą zainteresowane dokładnością szacowań i ich
wpływem na ostateczny wynik. Analiza wrażliwości powinna przekonać ich o
poprawności wyboru. Analiza wrażliwości składa się z trzech kroków:
- Wskazanie najważniejszych parametrów
wejściowych
- Powtórzenie analizy kosztów
- Ocena uzyskanych wyników
Wskazanie
najważniejszych parametrów wejściowych
Należy szukać parametrów,
które istotnie obciążają koszty i zyski i mają dużą rozpiętość potencjalnych
wartości. Należy przeszukać przyjęte ograniczenia i założenia. Często
rozważanymi parametrami są np. koszt zdefiniowania wymagań na system, koszt
opracowania systemu czy koszt działania systemu.
Powtórzenie
analizy kosztów
Powtórzenie analizy kosztów
składa się z następujących kroków:
Dla każdego wybranego w
poprzednim kroku parametru powtórz:
- określ minimalną i maksymalną wartość parametru
- wybierz minimalną i maksymalną wartość
parametru
- wykonaj analizę z przyjętą wartością
- udokumentuj wyniki
Wyniki należy zestawić
prezentując dla każdej analizy najlepszą alternatywę.
Ocena
uzyskanych wyników
Wrażliwość jest mierzona
poprzez stwierdzenie jak duża zmiana parametru powoduje zmianę oryginalnie
wybranej alternatywy. Możliwa klasyfikacja parametrów to:
- parametr jest niewrażliwy, jeśli zmianę
wybranej alternatywy powoduje dopiero zmniejszenie wartości parametru
o 50% lub jego zwiększenie o 100%
- parametr jest wrażliwy, jeśli zmiana
pomiędzy 10% a 50% powoduje zmianę alternatywy
- parametr jest bardzo wrażliwy, jeśli
zmiana o 10% lub mniej powoduje zmianę wybranej alternatywy.
Źródła informacji
Cost – Benefit analysis guide for NIH projects; R. Lagas, National Institute of Health, Department of
Health and Human Services, Bethesda, Maryland, May 1999.
|